こんにちは！スピーキングサクセスシステムのSayakaです。突然ですが、ビジネスの場面で英語のメールを作成する時にその表現が正しいかどうか、丁寧な文章になっているかなど、不安になることはありませんか？そこで、今回は英語のビジネスメールで使える例文を紹介いたします！実際のメールで使う際には、名称等を入れ替えてご自身のメールの内容に合わせて微調整してくださいね。
1. 件名
件名はなるべく簡潔にして、受信者がパッと見て内容を理解できるように心がけると良いでしょう。内容によっては日付や名前を合わせて入れるのもおすすめです。
Follow-Up on Our Recent Meeting
会議のフォローアップ
Proposal for New Project
新しいプロジェクトの提案
Class Schedule Confirmation
授業スケジュールの確認
Inquiries Regarding the Status of Shipment
発送状況に関するお問い合わせ
2. 宛名
親しい同僚や友人に対してはそのまま名前を使うことが多いですが、フォーマルな場面や目上の人に対しては、Mr.やMs.などの敬称を使います。
Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name],
[苗字]様
Dear Marketing Team,
マーケティングチームの皆さん
To whom it may concern,
ご担当者様（担当者名がわからない場合に使用します）
3. 挨拶・自己紹介
本文に入る前に自己紹介やメールの目的などを入れたりします。日本語でも初めての方にメールを送る際にも使うような簡潔なもので良いでしょう。
自己紹介
Allow me to introduce myself; My name is Hanako from Speaking Success System.
自己紹介させていただきます。スピーキングサクセスシステムの花子です。
I am writing to you on behalf of Tomoko in the same department.
同じ部署の智子の代理としてこのメールをお送りしています。
目的の説明
The purpose of this email is to [State the Purpose].
このメールの目的は〜のためです。
I am getting in touch regarding [Specific Request／Issue].
〜に関して連絡させていただきます。
I am reaching out to discuss the possibility of [Proposing an Idea／Project].
〜の可能性について話し合うために連絡を差し上げました。
4. 感謝
”Thank you”と合わせて他のフレーズを使いわけることで、シチュエーションに合わせて感謝を伝える事ができます。
返信への感謝
Thank you for your prompt reply.
迅速なご返信をありがとうございます。
I appreciate your quick response to my previous email.
前回のメールに対する素早いご返答に感謝いたします。
Many thanks for getting back to me so swiftly.
とても迅速にご連絡いただきありがとうございました。
協力への感謝
I appreciate your help.
あなたの助けに感謝します。
Thank you for your assistance.
ご協力頂きありがとうございました。
Thank you for rearranging your schedule.
スケジュールを調整して頂きありがとうございました。
5. 謝罪
謝罪の言葉だけではなく、理由も合わせて伝えてあげると気持ちが伝わりやすくなります。
返信の遅れについて
I apologize for the delayed response. I was out of the office.
外出していた為、返信が遅くなり申し訳ございません。
I am sorry for not getting back to you sooner. I was attending a meeting.
すぐにご連絡できず申し訳ありません。私は会議に出席していました。
遅い時間に連絡することについて
I am sorry to write to you this late.
遅い時間のご連絡になってしまい申し訳ありません。
6. 依頼
日本語の枕詞のような言葉や”Please”を使うことで丁寧な依頼文になります。
Due to unavoidable circumstances, is it possible to change the meeting scheduled for January 28th to February 2nd?
やむを得ない事情により、1月28日に予定していた会議を2月2日に変更できませんか？
Would you mind rescheduling the meeting?
会議の日程を変更していただけますか？
Please send us the invoice as soon as possible.
なるべく早く請求書を送ってください。
7. ファイルの添付
“Attached”が添付という意味になるので、” the file”や” the document”などを付け加えることで添付した〜と表現する事ができます。
I have attached the document to this email.
このメールに書類を添付しました。
Please find the attached file.
添付ファイルをご覧ください。
8. メールの結び
最後の結びでは、簡潔にお礼や一言を加えると良いでしょう。
再度感謝を伝えたい場合
Once again, Thank you for your time. I look forward to your feedback on the matter.
改めて、お時間頂きありがとうございました。この件に関するご意見をお待ちしております。
締めくくりの言葉
If you have any questions. Please feel free to reach out.
ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
I am looking forward to hearing from you soon.
ご連絡を楽しみにしています。
We would appreciate your prompt reply.
早めに返信をいただけると有難いです。
名前の前に一言添える
英語のメールでは、最後に差出人である自分の名前を書く前に、一言添えるのが一般的です。
Best regards,
Hanako
Warm regards,
Hanako
いかがでしたか？英語でメールを作成する際に、ぜひ参考にして頂けると嬉しいです！
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